Una de las actividades esenciales que tendremos que llevar a cabo como autónomos, será organizar nuestra agenda para que durante el transcurso de la jornada podamos atender de manera eficiente a clientes, distribuidores y toda persona con la que tengamos que interactuar para realizar nuestro trabajo.

Esto hace que sea muy importante sacarle el máximo partido a cada minuto de nuestro tiempo, que sepamos organizarnos para dar un servicio de calidad y que evitemos trabajar más de lo necesario, ya que podría afectar a nuestra salud e incluso a la calidad de nuestro trabajo o servicio.

En este artículo vamos a darte diez claves o técnicas ideales para llevar a cabo una organización eficiente de nuestro tiempo como autónomo.

Las 10 grandes claves para la gestión de tu tiempo

Aunque pueda parecer complicado, si tenemos las técnicas y herramientas adecuadas, organizarnos de manera eficiente y exprimir nuestro tiempo puede ser una tarea muy sencilla. ¡Toma nota!

Añade un extra sobre el tiempo estimado

Muchas veces no sabemos como se nos puede llegar a complicar un proyecto, sea por el motivo que sea. Por ello lo ideal es darle 1 o 2 horas extras de tiempo de desarrollo sobre las que teníamos calculadas en un principio, esto nos puede ayudar con los imprevistos a corregir errores de última hora, y de paso siempre entregamos todo a tiempo.

Dile adiós a la multitarea

Si bien los ordenadores son muy eficiente en esta materia, nuestra mente es más limitada en ese aspecto. Por ello lo ideal es llevar a cabo un proyecto o desarrollo cada vez, así conseguiremos proporcionarle la atención necesaria a cada uno y de paso iremos más motivados hacia el siguiente sabiendo que ya tenemos terminado el anterior.

Distracciones fuera, horarios para atender llamadas o correos dentro

Nuestro teléfono móvil es posiblemente uno de los mayores ladrones de tiempo que existen actualmente. Ya sea una llamada, un correo, una notificación o el aviso de una red social, la finalidad es la misma en todos los casos: acaparar nuestra atención.

Por ello, pon tu móvil en silencio cuando estés en plena faena y no quieras distracciones, pero lo más importante: define un horario fijo donde contestar notificaciones, llamadas, correos y mensajes relacionados con el trabajo. Preferiblemente en la mañana a primera hora o al finalizar nuestra jornada.

Fuera de ahí pon el móvil en silencio o modo avión.

Listas de tareas si, pero razonables

Las listas de tareas son unas herramientas muy poderosas para llevar a cabo nuestro trabajo de manera eficiente, pero también se pueden convertir en una trampa o una fuente de frustración si no sabemos cómo manejarlas de manera adecuada.

• No abarques más de lo que puedas atender.
• Sé razonable con tus capacidades, si puedes atender solo 5 tareas, no marques 20
• Incluye tareas urgentes y plazos próximos a su vencimiento.
• Tenla siempre cerca y a mano para consultarla.

Un horario fijo es la clave de la productividad

Lo ideal es establecer un horario que haya sido diseñado teniendo en cuenta nuestro tipo de trabajo, volumen y capacidad. Esto nos aporta beneficios como:

• Poseer una rutina estable
• Tener una mejor organización que nos aleje de excesos de trabajo y evite problemas en nuestra salud o vida personal.
• Nos permite controlar los momentos de horarios flexibles e imprevistos que puedan surgir durante la semana.

El tiempo para nosotros importa

Los autónomos que trabajan en solitario y desarrollando su servicio o producto por su cuenta tienden a caer fácilmente en los excesos y olvidarse de sus necesidades de recreo o de atención a asuntos personales.

Debemos evitar esto a toda costa si no queremos caer en una espiral de estrés y sobreexplotación. La clave es darnos la importancia que merecemos y reservar siempre algo de tiempo para nosotros y para esa actividad que tanto nos gusta y nos ayuda a recargar las pilas. El bienestar es garantía de calidad en nuestro trabajo.

Prioriza, prioriza, prioriza

Con el uso de herramientas como un tablero en “Trello” podemos realizar un cuadrante donde aparezcan las tareas pendientes en función de su grado de prioridad. Así conseguiremos focalizar nuestro esfuerzo y atención y de paso evitaremos dedicarle tiempo a actividades que no requieren en ese momento tanto de nosotros.

Lo que menos nos gusta, siempre primero

Está demostrado empíricamente que cuando nos dedicamos primero a lo que menos nos gusta o nos resulta cómodo, ganamos en productividad. Esto ocurre porque atacamos con más energías en ese primer golpe y luego cuando estamos cansados podemos dedicarle las sobrantes a las tareas que se nos hacen más sencillas.

Un calendario es un gran aliado

Pese a que normalmente planificamos al día por diferentes motivos, lo ideal es tener una base semanal sobre la que trabajar, lo que nos ayudará a tener una primera guía que aporte seguridad y curso de acción evidente y una cantidad de tiempo estimada para dedicar a clientes u otras citas.

Espacios de trabajo ideales: co-workings dedicados

Para un trabajo eficiente y de calidad es ideal tener un espacio totalmente dedicado a nuestra labor y que reúna tanto las comodidades como las herramientas más básicas para su desarrollo. Nada de hacerlo desde casa en la cama o en el sofá. Despachos de centros de co-working con muebles, sillones cómodos, internet y todo tipo de servicios nos ayudarán a ser más productivos alejándonos de las distracciones típicas del hogar, ganando tiempo para nosotros.

Como hemos podido comprobar las herramientas y técnicas están ahí, a nuestro alcance y esperando a que hagamos un uso de ellas para facilitarnos la vida, ganar tiempo, salud y bienestar, lo que luego repercutirá positivamente en nuestro oficio y en el producto que ofrecemos o el servicio que ofertemos. Desde espacios de co-working que nos alejan de las distracciones para ganar tiempo y comodidad, a técnicas básicas para nuestra organización inteligente y eficiente.